Politique de confidentialité de la compagnie

Notification sur les pratiques professionnelles relatives à la confidentialité
Date d'entrée en vigueur : le 14 avril 2003
Sujet CETTE NOTIFICATION DÉCRIT LA MANIÈRE DONT LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉS ET COMMUNIQUÉS, ET COMMENT VOUS POUVEZ ACCÉDER À CES RENSEIGNEMENTS. VEUILLEZ LA LIRE ATTENTIVEMENT.
But Cette notification a pour but :
  • de vous informer sur les pratiques de protection de l'information de VSP et
  • de vous expliquer quels sont vos droits en tant qu'assuré VSP.
Responsabilités de VSP VSP a l'obligation de respecter les termes de cette notification actuellement en vigueur :
  • en garantissant la confidentialité de vos renseignements médicaux protégés et
  • en vous avisant sur nos obligations légales et pratiques relatives à la confidentialité dans le cadre de la protection des renseignements médicaux.
Révisions de la notification VSP se réserve le droit de réviser les termes de cette notification et d'appliquer les termes modifiés à tous les renseignements médicaux protégés qu'elle a en sa possession. Si VSP révise cette notification, la version révisée sera disponible au public dans les soixante (60) jours.

DÉFINITIONS
Partenaire Personne ou entité qui utilise des renseignements médicaux protégés pour fournir un service à VSP. Ces services sont, entre autres, les suivants :
  • facturation ;
  • traitement des demandes de règlement ;
  • saisie de données.
Activités médicales Activités liées aux fonctions de VSP, entre autres :
  • évaluation et amélioration de la qualité ;
  • évaluation de la performance des médecins ;
  • détection des fraudes et abus ;
  • règlement des indemnités ;
  • vérification des demandes de règlement ;
  • résolution des problèmes clients.
Paiement Perception des cotisations VSP ou examen et règlement des demandes d'indemnité.
Renseignements
médicaux protégés		 Renseignements concernant l'état de santé passé, présent ou futur d'un patient VSP, la prestation de soins de santé à un patient VSP ou le règlement de la prestation de soins de santé à un patient VSP. Les renseignements médicaux protégés sont, entre autres, les suivantes :
  • nom du patient ;
  • NAS ou numéro d'identification de l'assuré ;
  • date du service ;
  • informations sur le diagnostic ;
  • informations sur les demandes de règlement.
Traitement La prestation, la coordination ou le suivi de soins de la vue et des services connexes par un ou plusieurs prestataires de services de soins de la vue.

PRATIQUES LIÉES À LA CONFIDENTIALITÉ
Comment VSP utilise
et communique les
renseignements vous
concernant		 VSP n'utilisera et ne communiquera vos renseignements médicaux protégés sans votre autorisation que dans les situations suivantes :
  • coordination de votre traitement de soins de la vue ;
  • communication à votre promoteur dans les limites permises par la loi ;
  • paiement ;
  • activités médicales ;
  • ou comme requis ou autorisé par la loi (veuillez vous reporter à la section « Utilisation ou communication de renseignements requise ou permise par la loi » ).
Communication des
informations aux
partenaires de VSP		 VSP ne communiquera vos renseignements médicaux protégés qu'aux partenaires qui ont accepté par écrit de respecter la confidentialité des renseignements médicaux protégés comme l'exige la loi.
Utilisation ou
communication faisant
l'objet d'une demande
d'autorisation		 VSP n'utilisera pas et ne communiquera pas vos renseignements médicaux protégés pour d'autres motifs que ceux décrits dans cette notification. S'il s'avère nécessaire de communiquer tout ou partie de vos renseignements médicaux protégés pour d'autres raisons, VSP demandera votre autorisation par écrit.
Annulation d'une autorisation : si vous fournissez une autorisation écrite, vous pouvez l'annuler à tout moment par écrit, sans pour autant pouvoir revenir sur les événements que VSP a pu occasionner lorsque l'autorisation était en vigueur.
Utilisation ou
communication de
renseignements
requise ou permise
par la loi		 VSP peut utiliser ou communiquer vos renseignements médicaux protégés dans la mesure où la loi exige cette utilisation ou cette divulgation :
  • Santé publique : à des fins touchant à la santé publique ou selon les exigences des autorités de santé publique.
  • Veille sanitaire : à un organisme de surveillance sanitaire pour des activités telles que vérifications, enquêtes et inspections. Les organismes de surveillance sont, entre autres, des agences de l'État qui surveillent le système de soins de santé, les programmes d'avantages sociaux offerts par l'État, les autres programmes réglementaires et les lois sur les droits civils.
  • Instance judiciaire : en réponse à l'ordre d'un tribunal ou d'un tribunal administratif, en réponse à une assignation de témoin, à une demande de communication préalable ou à d'autres actes judiciaires.
  • Maintien de l'ordre : à des fins de maintien de l'ordre, entre autres :
    – acte judiciaire ou selon d'autres exigences de la loi ;
    – demandes d'information limitée pour identification et localisation ;
    – utilisation ou communication liée à une victime d'acte criminel ;
    – suspicion de décès suite à une conduite criminelle ;
    – en cas d'acte criminel sur un site VSP ;
    – ou en cas d'urgence médicale lorsqu'il est probable qu'un acte criminel a eu lieu.
  • Activités criminelles : comme requis par les autorités chargées de l'application des lois, si l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire pour prévenir ou diminuer les chances d'une menace sérieuse et imminente pour la santé ou la sécurité d'une personne ou du public.
Exemples d'utilisation
et de divulgation
  • Paiement : VSP utilise les renseignements médicaux protégés dans le processus de paiement afin de vérifier que les services fournis étaient couverts dans le régime de soins ophtalmologiques du patient.
  • Activités médicales : VSP utilise et communique des renseignements médicaux protégés pour auditer et examiner le règlement des indemnités afin de s'assurer que les montants réclamés ont bien été versés.
  • Traitement : pour coordonner le traitement par un prestataire de soins de santé.

CONNAISSEZ VOS DROITS
Examiner vos
renseignements
médicaux protégés		 Vous avez le droit de revoir et d'obtenir une copie de vos renseignements médicaux protégés.

Important : si vous pensez que vos renseignements médicaux protégés sont incorrects, vous avez le droit de demander qu'ils soient modifiés.
Demander à limiter
l'accès à vos
renseignements
médicaux protégés		 Vous pouvez demander à restreindre l'utilisation et la communication de vos renseignements médicaux protégés. VSP n'est pas contrainte d'accepter une demande de restriction.

Exemple : si une demande de restriction nous empêche de vous fournir un service ou d'effectuer une activité quelconque liée au paiement, nous ne pourrons pas satisfaire votre demande.
Communication
d'informations
confidentielles		 Lorsque cela est nécessaire, VSP envoie vos renseignements médicaux protégés par courrier à votre domicile. Si vous pensez que recevoir une copie de vos renseignements médicaux protégés par courrier à votre domicile est de nature à compromettre votre sécurité, vous pouvez faire une demande écrite suggérant un autre moyen de communication et/ou une autre adresse.

Important : VSP ne vous demandera pas d'explication pour de telles demandes mais peut éventuellement vous faire payer ce service.

Exemples : le patient peut décider que, pour sa sécurité, la correspondance contenant ses renseignements médicaux protégés soit envoyée ailleurs qu'à son domicile, ou que ces renseignements lui soient télécopiés plutôt qu'envoyés par courrier.
Justificatif de
divulgation		 Si vos renseignements médicaux protégés ont été communiqués à d'autres fins que celles du traitement, du paiement ou des activités médicales, vous avez le droit de recevoir un justificatif de cette divulgation.

Important : si les renseignements vous ont été communiqués à vous-même, VSP ne fournira pas de justificatif.
Recevoir une copie Vous pouvez afficher et imprimer une copie de cette notification sur les pratiques en matière de confidentialité à partir du site vsp-canada.com. Vous pouvez aussi demander une copie à votre administrateur des avantages sociaux ou encore demander une copie papier à VSP Canada.
Plaintes Si vous pensez que vos droits de confidentialité ont été bafoués, vous pouvez adresser une plainte à VSP Canada ou au Commissariat a la protection de la vie privee du Canada à tout moment. VSP n'usera pas de rétorsion contre vous si vous déposez une plainte.

Les plaintes doivent être déposées auprès de VSP Canada dans le site vsp-canada-com, ou en appelant les Services aux assurés au 1-800-877-7195, si elles se rapportent à :
  • des restrictions à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements médicaux protégés ;
  • des modifications à vos renseignements médicaux protégés ;
  • ou à la justification de la communication de vos renseignements médicaux protégés.
Les plaintes doivent être déposées auprès du Commissariat a la protection de la vie privee du Canada à l'aide du Formulaire de plaint (LPRPDE), ou par courrier à l'adresse suivante : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Place de Ville, Tour B, 3e étage 112, rue Kent Ottawa (Ontario) K1A 1H3, si elles se rapportent à :
  • des pratiques commerciales de VSP ;
  • ou à l'utilisation de vos renseignements médicaux protégés.

COORDONNÉES
Communiquer avec
VSP Canada		 Appelez les Services aux assurés au 1-877-478-7555 pour demander :
  • des restrictions à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements médicaux protégés ;
  • des modifications à vos renseignements médicaux protégés ;
  • une annulation d'autorisation ;
  • un justificatif de l'utilisation ou de la communication de vos renseignements médicaux protégés ;
  • ou une copie de vos renseignements médicaux protégés.


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